(Essai – application) Timely : un Time tracker de premier choix

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Par Kevin Palombo

Quand on travaille sur des projets, on a l’impression que le temps court vite et dès qu’on dépasse un certain délai, on se demande si c’est « rentable » ! La solution est peut-être l’application Timely. Plancher sur une idée neuve est très stimulant, motivant et surtout nous rend plein d’ambition. Mais le temps passe rapidement, souvent sans qu’on s’en rende compte… et arrive soudain le moment où on se demande si celui qu’on a consacré à un projet est rentable. La solution que j’ai trouvée est fantastique et s’appelle Timely. Je l’ai essayée pour vous…

Bien sûr, avant d’en arriver à cette conclusion, j’ai testé plusieurs méthodes pour tenter de mesurer et de surveiller le temps que je passe à travailler sur un projet. Il y a la méthode manuelle : on ouvre une « Google Sheet » et on chronomètre soi-même le temps qui s’écoule, directement sur son smartphone. Un petit calcul rapide et hop… on tient son résultat, mais c’est un peu contraignant tout de même. Ensuite, on peut utiliser la méthode de « tracking classique », par exemple Toggle https://toggl.com/. L’application est très bien faite et il y en a beaucoup d’autres, bien sûr. J’ai eu l’occasion de l’essayer il y a quelques temps, mais ce ne fut pas concluant dans mon cas.

Commençons par le commencement : qu’est-ce que le Time tracking ?

© Harry Sandhu on Unsplash

Tout le monde ne connaît pas forcément le langage geek et il est peut-être bon de rappeler de quoi nous parlons. Le Time tracking a été introduit par les grandes compagnies industrielles (bien avant Internet), en créant de simples cartes de pointage permettant aux managers de savoir quand leurs employés entament ou arrêtent leur travail. C’est ce que nos « anciens » appelaient la pointeuse. Aujourd’hui le Time tracking s’est amélioré, automatisé et est devenu beaucoup plus précis, surtout pour les utilisateurs d’ordinateurs. Si vous êtes consultant, de nouveaux outils permettent d’obtenir une rétrospective objective. Dans le cas de plus grandes entreprises, il n’est pas toujours sûr que ces outils soient utilisés à bon escient. L’idée de la méthode est venue d’une simple conclusion : le travail consenti ne correspond pas toujours à la durée de travail prévue. Cette différence se justifie de plusieurs manières. Lorsque nous planifions un projet, nous devons prendre en compte tous les aléas possibles, pour nous assurer qu’il est réalisable dans le temps et les ressources impartis. C’est l’outil ultime qui permet de s’assurer, en cours de réalisation, que le planning est bien respecté malgré d’éventuels événements nouveaux. C’est aussi un excellent outil pour analyser le ratio entre coûts et revenus. Comment ça fonctionne ? À partir du moment où nous parlons d’un travail sur ordinateur, il devient possible de tracer le moindre mouvement de souris. Non seulement nous pouvons enregistrer le temps passé sur un quelconque site internet, ou sur un fichier, mais il est également possible d’analyser la vitesse de frappe au clavier, ou encore le temps actif par rapport au temps d’inactivité.

Timely a été ma petite révolution…

© Timely application

Mais, remettons-nous maintenant au goût du jour… de nombreuses applications permettent de surveiller le ratio temps passé / travail. Le problème des time trackers classiques ou de la méthode manuelle est que sur une journée il se passe plein de choses susceptibles de nous distraire. On risque donc à tout moment d’oublier de tracker son temps. Pour ma part, j’ai donc fait ma petite révolution lorsque Timely est entré en jeu. En deux temps trois mouvements, l’application est installée sur tous vos supports et vous êtes prêts à réellement gérer votre temps. L’avantage est qu’une fois installé sur Chrome, Mac, iOS, Windows ou Android on ne doit plus jamais l’activer car c’est entièrement automatique… bref, le bonheur ! Timely est actif à tout moment et on ne doit plus se soucier de rien. Afin de partager ma manière d’utiliser l’application, j’ai préparé pour vous cette vidéo. Vous pouvez me soutenir en vous abonnant à la chaîne Happy Desk Design sur YouTube, si vous le désirez.

Mais, pour ceux qui n’ont que le temps de lire ceci, voici un bref récapitulatif de ma méthode d’utilisation:

  1. Installez l’application sur tous vos supports
  2. Créez des catégories comme par exemple:
    Projets Clients / Administration / Time OFF / Branding
  3. Pour chaque catégorie, ajoutez un « Tag ». Par exemple:
    Projets Clients = Tag Client 1, Tag Client 2, …
    Administration = Tag Compta, Tag Devis, …
  4. Ensuite l’application fait le reste. En fin de journée, vous prenez cinq minutes pour sélectionner le moment de votre journée dédié aux Projets Clients / Administration / Time OFF / Branding, ainsi que le Tag lié.
  5. Pour un Tag, vous pouvez inclure votre taux horaire. Du coup, vous savez exactement le temps que vous avez consacré à tel ou tel type de travail et si ce temps est rentable… ou pas.
  6. Pour plus de précision, vous pouvez aussi démarrer le chronomètre vous-même dans Timely et l’arrêter. Aucun problème si vous êtes distrait… vous pourrez toujours corriger de manière précise en fin de journée!

Pour conclure… En business il est important de tracker (mesurer) notre temps de travail. Que vous facturiez à l’heure ou non, le temps est un vrai baromètre qui vous permettra de constater si vous progressez en direction des objectifs que vous vous serez fixés ou pas. Expérimentez-le donc et vous serez très surpris du résultat !

 
Kevin Palombo
Gérant de Happy Desk

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